Preboarding als Ghostbuster im Personalmarketing

„Mit Vier-Tage-Woche und Work-Life-Balance werden wir den Wohlstand dieses Landes nicht erhalten können.“ Für diese Aussage erntete Bundeskanzler Friedrich Merz viel Unverständnis und Ablehnung. Geht es doch an der Lebensrealität von Berufstätigen vorbei, da derartige Aussagen Arbeitnehmer*innen als faul oder unproduktiv stigmatisieren. Und doch findet sich der Satz in diesem Fachartikel wieder. Warum? Weil er auf den Punkt bringt, woran es in der heutigen Arbeitswelt häufig hapert. Spoiler: am Engagement der Arbeitnehmer*innen nicht.

Mit Wertschätzung zum Wohlstand

Diese Art der Rhetorik ist ein beliebtes Stilmittel im politischen Diskurs. Verfängt gut in der Presse dank markiger Headlines und gibt Futter für die nächste Talkshow-Runde bei Lanz oder Illner. Die Realität zeigt jedoch eine engagierte Arbeitnehmerschaft. Allein 2024 wurden in Deutschland 1,2 Milliarden Überstunden geleistet – über 600 Millionen davon unbezahlt. Das Bild der faulen Angestellten kann also nicht bestätigt werden. Doch genau diese Schere zwischen tatsächlich Geleistetem und der öffentlichen Wahrnehmung trägt merklich zu einer deutlich steigenden Unzufriedenheit bei. Das schlägt sich auch auf die Bereitschaft nieder, den Arbeitgeber zu wechseln. Denn nur 9 % der Arbeitnehmer*innen haben eine hohe Bindung zu ihren Arbeitgeber*innen. Für alle Unternehmen, die Fachkräfte suchen, eine gute Nachricht – für die, die sie halten wollen eher ungünstig. Doch wie schaffe ich es als Unternehmen, eine starke Bindung zu meinen Mitarbeiter*innen aufzubauen? Insbesondere zu denen, die neu hinzukommen? Wie gelingt es, die Stigmata über Bord zu werfen und glaubhaft zu vermitteln, dass nicht nur geleistete Arbeit, sondern auch die Person, die hinter der Arbeit steht, wahrgenommen und wertgeschätzt wird? Denn genau hier greift der Wunsch vieler Beschäftigten: Gesehen werden. Wertgeschätzt werden. Und nicht nur auf den bloßen Output reduziert werden.

Aber der Reihe nach. Wer neue Mitarbeiter*innen gewinnen will, erarbeitet eine Candidate Journey – also den Weg der Kandidat*innen in das Unternehmen – die zu einer tatsächlichen Anstellung führt. Das bedeutet für ein Unternehmen enorme Investitionen. Zu den tatsächlichen Kosten, die mit der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen anfallen, können bspw. folgende Punkte zählen:

• Anzeigenschaltungen
• Personalvermittlungsagenturen
• Gehaltskosten der Personalabteilung und des Managements für die Prüfung und Befragung von Bewerber*innen
• Antrittsprämien
• Kosten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen, einschließlich Schulung, Bereitstellung von Ausrüstung und technischer Einrichtung
• Uvm.

Eine Gallup-Studie taxiert die Kosten (konservativ) auf die Hälfte bis hin zum Doppelten des Jahresgehalts der zu besetzenden Stelle. Andere Studien und Personaler*innen [DS2] gehen von deutlich höheren Kosten aus. Umso ärgerlicher, wenn das investierte Geld verpufft. Denn immer häufiger kommt es während des Einstellungsprozesses zum Phänomen „Ghosting“ – dem Untertauchen der Bewerber*innen während des Bewerbungsprozesses. Bei einer Umfrage der Jobplattform Indeed unter Recruiter*innen gaben 36 Prozent der Befragten an, dass Bewerber*innen bereits vor dem Vorstellungsgespräch abspringen würden. 29 Prozent der Recruiter*innen machen vermehrt die Erfahrung, dass Bewerber*innen sich nach einem Bewerbungsgespräch nicht mehr melden würden. Bei ganzen 17 Prozent wurden bereits geghosted, nachdem eine Zusage erteilt wurde und bei 7 Prozent erschienen Kandidat*innen nicht am ersten Arbeitstag. 90 Prozent der Recruiter*innen sind in ihrer Arbeit somit von Ghosting betroffen

Wie kann man Ghosting in der Arbeitswelt entgegenwirken?

Noch immer gehen viele Unternehmen davon aus, dass die Betreuung von Kandidat*innen erst mit dem Onboarding und somit am ersten Arbeitstag beginnt. In Zeiten von Fachkräftemangel und einem hart umkämpften Arbeitnehmer*innen-Markt eine Annahme, die überdacht werden sollte. Das Stichwort, das Abhilfe leisten kann, lautet: Preboarding. In Kurz bedeutet Preboarding nichts anderes, als die Kandidat*innen von der Vertragsunterzeichnung bis hin zum ersten Arbeitstag zu begleiten. Über die reine Definition herrscht Konsens. Bei der Umsetzung dieser Phase gehen Erwartungen und Auslegung von Bewerber*innen und Unternehmen oftmals weit auseinander.

Vergegenwärtigt man sich den Zweck des Preboarding-Prozesses, steht vor allem der Bindungs- und Beziehungsaufbau im Vordergrund. Die neuen Mitarbeiter*innen sollen in ihrer Jobentscheidung bestärkt werden. Sie sollen das Gefühl haben, die richtige Wahl getroffen zu haben. Nicht nur in Bezug auf die Arbeit als solche, sondern auch, was das Unternehmen anbelangt. Kann ich mich mit der Unternehmenskultur identifizieren? Wie werde ich mich mit meinen Kolleg*innen verstehen? Harmoniert der Job mit meinen Vorstellungen davon, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen? Diese und viele weitere Fragen beschäftigen die Kolleg*innen von morgen. Es lohnt daher, sich in Kandidat*innen hineinzuversetzen. Empathie ist eine Eigenschaft, die im Personalbereich Gold wert ist. Auch das Gespräch mit Kolleg*innen aus verschiedenen Abteilungen kann helfen und neue Impulse geben. Unternehmen rücken gern den eigenen Vorteil in den Vordergrund. Verständlich, aber nicht empfehlenswert. Die neuen Mitarbeiter*innen nehmen nun jedoch die umgekehrte Sichtweise ein – und auf diese kommt es nun mal an.

Dos and Don’ts im Preboarding

Neue Mitarbeiter*innen wollen kein Praktikum oder Probearbeiten vor dem eigentlichen ersten Arbeitstag absolvieren. Für das Unternehmen ist der Vorteil, dass das Onboarding bereits vorgezogen werden kann – die Einarbeitung also deutlich kürzer ausfällt. Für die neuen Mitarbeiter*innen ist diese Zeit allerdings fest eingeplante Freizeit oder Arbeitszeit, die sie noch im alten Job erbringen müssen. Auch der Wunsch, dass bereits vor dem Ausscheiden der Person, deren Position neu besetzt werden soll, ein Austausch stattfindet, damit Aufgaben übergeben werden können, ist ein klassisches Beispiel und gleichzeitiges No-Go für schlechtes Preboarding. Verfehlte Planung oder bestehende Engpässe sollten nicht auf den Schultern der neuen Kolleg*innen abgeladen werden. Das ist kein guter Start und kann schnell abschrecken. Das Resultat: lieber untertauchen und ein Unternehmen suchen, das mehr Wert auf meine Bedürfnisse legt. Es gibt viele dieser Beispiele, die zeigen, dass Unternehmen den falschen Fokus setzen. Im Zentrum des Prozesses sollten stets die neuen Kolleg*innen stehen.

Gutes Preboarding leistet Abhilfe und unterstützt dabei, bereits zu Beginn eine starke emotionale Verbundenheit zwischen Mitarbeiter*in und Unternehmen aufzubauen. Was vermutlich jede*n Personaler*in enttäuschen dürfte: Es gibt keine Blaupause für das eine richtige Preboarding-Konzept. Mitarbeiter*innen wollen als Individuum gesehen werden, und als solches sind es die verschiedenen Erwartungen und Bedürfnisse, die im Preboarding-Prozess abgedeckt werden müssen. Das Repertoire, aus dem die Preboarding-Maßnahmen bestehen, sollte zumindest zweistellig sein, um auf verschiedene Bedürfnisse und Erwartungen eingehen zu können. Bei der Auswahl der richtigen Maßnahmen spielt Empathie aufseiten der Personaler*innen eine entscheidende Rolle. Welchen Typ Mensch haben wir da für unser Unternehmen gewonnen? Offen, gesellig und voller Motivation, direkt in alle Prozesse eingebunden zu werden. Dann können Teamevents ein entscheidender Faktor sein. Oder doch eher der ruhige, etwas introvertierte Typ? Dann sind womöglich Informationen relevant, die über verschiedene Kanäle und in verschiedenen Formen geliefert werden können. Die Wahrheit liegt vermutlich irgendwo dazwischen, mit verschiedenen – mal stärker und mal schwächer ausgeprägten – Facetten. Was dabei immer gut ankommt, sind Willkommenspakete mit einem unternehmerischen Bezug, kombiniert mit personalisierten Inhalten. Im besten Fall konntet ihr Persönliches im Bewerbungsgespräch erfahren und das Paket mit der entsprechenden Note versehen. Dabei geht es nicht darum, viel Geld auszugeben, sondern zu zeigen, dass zugehört und wahrgenommen wurde.

Das Preboarding entsprechend individuell zu planen und auf die verschiedenen Bedürfnisse der neuen Kolleg*innen einzugehen, ist hier der Ghostbuster. Wenn man diese allerdings meistert, steht dem ersten Arbeitstag kaum noch etwas im Weg, und ganz nebenbei konnte eine starke Bindung geschaffen werden, die dazu führt, die neugewonnenen Kolleg*innen auch langfristig zu halten.

Preboarding und seine Strahlkraft

Hat man den Dreh raus und weiß, was neue Kolleginnen und Kollegen wollen, sind das „Ghostbusting“ und die entstandene Bindung nicht die einzigen positiven Effekte, die das Preboarding mit sich bringt. Wer zufrieden ist mit seinem Job, ist das perfekte Aushängeschild. Gleich und Gleich gesellt sich gern, ist ein bekanntes Sprichwort. Auch hier findet es Anwendung, denn unser Freundes- und Bekanntenkreis ist oftmals homogen – selbe Ausbildung, selbes Studium, selbst ehemaliger Arbeitgeber. Und wer zufrieden und glücklich ist, wird automatisch Markenbotschafter*in, indem im Freundes- und Bekanntenkreis von der neuen Arbeit erzählt wird. Die Folge? Diejenigen, die unzufrieden sind, ziehen einen Wechsel in Betracht. Besseres Marketing kann es nicht geben als authentische Informationen aus erster Hand von einer Person, der ich vertraue. Kein*e Influencer*in der Welt könnte einen besseren Effekt haben.

Fazit

Wie kann man das ganze Gelesene nun zusammenfassen? Vermutlich so: Stellt eure Bedürfnisse und kurzfristigen Unternehmensziele hinten an. Es mag wehtun, zahlt sich aber mittel- und langfristig aus. Ihr gewinnt Mitarbeiter*innen, die sich mit dem Unternehmen identifizieren, langfristig planen, zu bleiben, und im besten Fall neue Mitarbeiter*innen werben, ohne, dass ihr die teure Werbetrommel rühren musstet. Wie man eine passende Candidate Journey entwickelt, welche Maßnahmen für das Preboarding sinnvoll sind und wie ihr all das gewinnbringend einsetzt, erfahrt ihr von Christian Huep. Unserem Experten für alle Fragen rund um die Candidate Journey. 

Quellen

dgb.de

gallup.com

gallup.com/workplace

randstad.ch

haufe.de

stepstone.de