Von Büro-Assistenten und KI-Pannen: Microsoft Copilot im Praxistest

Das Thema Künstliche Intelligenz (KI) ist in vielen Unternehmen auf dem Vormarsch. Und die Versprechungen von Microsoft waren hoch, als sie vor knapp einem Jahr ihren KI-basierten Assistenten „Copilot“ ankündigten. Besonders die Integration von Microsoft Copilot in bestehende Programme wie PowerPoint oder Word soll es einem leichter machen, ansprechende Präsentationen und Dokumente zu erstellen. Ich habe es jetzt knapp ein Jahr getestet und meine Ergebnisse waren durchweg spannend.

Was kann der Copilot?

In PowerPoint bietet Copilot ähnliche Funktionen wie die bereits bekannten Design-Ideen, geht aber noch einen Schritt weiter. Man gibt ihm einfach eine grobe Beschreibung und er erstellt Folien für dich. Dabei achtet er nicht nur auf Layout und Design, sondern auch auf den Inhalt. Copilot analysiert die Präsentation und schlägt passende Bilder, Diagramme und sogar Formulierungen vor. Das soll die Erstellung von Präsentationen nicht nur schneller, sondern auch kreativer machen. Auch bei der Bearbeitung vorhandener Folien soll Copilot ein nützliches Tool sein. Er erkennt, ob Text oder Bildmaterial verbessert werden kann und bietet sofort passende Vorschläge. Man kann Copilot auch bitten, komplexe Daten in einfache Grafiken umzuwandeln. Er spart also viel Zeit und sorgt für professionelle Ergebnisse.

In Word soll Copilot ebenfalls aktiv unterstützen. Neben der klassischen Rechtschreib- und Grammatikprüfung hilft er, längere Texte zu strukturieren und zu optimieren. Ein Highlight ist die Möglichkeit, komplexe Inhalte zusammenzufassen. Man kann Copilot bitten, Absätze kürzer zu fassen oder lange Texte in Stichpunkte umzuwandeln. Dadurch bleibt der Text klar und verständlich. Ein weiteres Feature in Word soll die Textgenerierung sein. Copilot kann auf Basis des bisherigen Schreibstils Vorschläge machen oder sogar ganze Absätze schreiben. Das hilft, Blockaden zu überwinden und schneller zu schreiben. Ebenso kann man ihn zu Recherchezwecken verwenden oder um Zitate in einen Text einzubauen.

Teamarbeit auf Knopfdruck

Aber KI und Microsoft Copilot können nicht nur die eigene Arbeit erleichtern, sondern auch die Zusammenarbeit im Team. Besonders in größeren Projekten, bei denen mehrere Personen an einer Präsentation oder einem Dokument arbeiten, zeigt sich die Stärke der KI.

In PowerPoint hilft die KI, Präsentationen schneller zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Mit Copilot kann man bestimmte Folien oder Abschnitte eines Dokuments hervorheben und für die Teammitglieder vorbereiten. Man braucht keine komplizierten Anmerkungen zu machen – Copilot schlägt automatisch Änderungen vor, die für die Zusammenarbeit nützlich sind. Wenn jemand Feedback gibt, analysiert die KI den Kommentar und bietet direkt eine Möglichkeit, die Änderung in die Folie zu integrieren. Das spart dir das Hin- und Her kommunizieren und sorgt für einen flüssigen Ablauf.

In Word unterstützt Copilot die Zusammenarbeit im Team ebenfalls. Man kann das Dokument mit anderen teilen und die KI hilft dabei, das Feedback der Kollegen zu verarbeiten. Sie bietet Vorschläge, wie man die Kommentare in den Text einarbeiten kann, ohne den ursprünglichen Stil zu verlieren. Besonders bei längeren Dokumenten kann man auf diese Weise schnell und effizient Änderungen vornehmen. Vielleicht kennst du bereits die Lesbarkeitsprüfung in Word? Durch den Copilot wird sie ein nützliches Tool für die Teamarbeit. Wenn mehrere Personen an einem Text arbeiten, sorgt die KI dafür, dass der Stil einheitlich bleibt. Sie überprüft, ob der Text klar und verständlich ist, und schlägt Anpassungen vor, um Missverständnisse zu vermeiden.

Klingt fast zu gut, um wahr zu sein?

Lass uns mal einen Blick hinter die glänzende Fassade von Microsoft Copilot werfen. Auch wenn dieser KI-Assistent wie ein Superheld deiner Büroarbeit erscheint, hat er so seine Eigenheiten – und ja, nicht alle sind charmant.

Da wäre zum Beispiel die Tatsache, dass Copilot fehleranfällig ist. Sehr fehleranfällig. Es wirkt fast, als wäre die Anwendung noch nicht ganz aus dem Beta-Stadium herausgewachsen. Der ein oder andere Nutzer hat sich schon darüber beschwert, dass die KI manchmal unzuverlässig ist. Oder einfach gar nicht reagiert. Auch mir ist das häufiger im Praxistext passiert. Die Vorschläge, die Copilot macht, können in der Realität mehr Frustration als Innovation bringen. Die Designvorschläge in PowerPoint funktionieren mal besser, mal schlechter. Und dann gibt es da noch die Geschichten über seltsame Textvorschläge. Copilot kann in Word durchaus mal Sätze formulieren, die sehr weit von der eigentlichen Intention entfernt sind.

Doch das ist nicht das einzige Ärgernis: Hinter den technischen Unzulänglichkeiten verbirgt sich eine weitere, nicht minderbedeutende Sorge.

Sag jetzt nichts

Vielen ist das Thema KI nicht geheuer. „Was ist mit dem Datenschutz? Was wird gespeichert? Wer trägt hier überhaupt noch Verantwortung?“

Fangen wir der Reihe nach an: Bei der Nutzung von KI in PowerPoint und Word spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle. Viele Nutzer fragen sich, wie sicher ihre Daten sind, wenn sie von einer künstlichen Intelligenz verarbeitet werden. Microsoft hat dafür klare Mechanismen implementiert, um die Daten zu schützen.

Die Microsoft Copilot-Funktionen arbeiten oft lokal oder in einer geschützten Cloud-Umgebung. Das bedeutet, dass sensible Informationen in der Regel nicht das Gerät verlassen oder nur in sicheren, von Microsoft überwachten Servern verarbeitet werden. Zudem setzt Microsoft auf Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass die Daten während der Nutzung geschützt sind.

Nun zum Punkt Transparenz: Man kann genau nachvollziehen, welche Daten von der KI verarbeitet werden. Microsoft gibt dem Nutzer die Kontrolle darüber. Was wird analysiert und wie werden die Daten genutzt? Das kann man selbst bestimmen. Außerdem werden die Inhalte nicht für das Training der KI verwendet. Die persönlichen oder geschäftlichen Daten bleiben vertraulich.

Der Copilot agiert also nicht nur als Helfer in Word und PowerPoint, sondern respektiert auch deine Privatsphäre. Und die Datenverarbeitung erfolgt nach den strengen Standards der DSGVO. Das gibt dem Nutzer die Sicherheit, dass die Inhalte geschützt sind und nicht für externe Zwecke verwendet werden.

Reiseroute Richtung Zukunft

Manchmal hat man das Gefühl, bei all den Entwicklungen gar nicht Schritt halten zu können. Verständlich, wie ich finde. Aber: Die Entwicklung von KI in PowerPoint und Word steht erst am Anfang. Schon heute erleichtern Tools wie Copilot unsere Arbeit. Aber wie sieht es in einem Jahr aus? Oder in fünf? So genau kann das wohl niemand beantworten. Sicher ist: in Zukunft werden sich die Programme noch weiter verbessern. Microsoft arbeitet kontinuierlich an neuen Funktionen, die die Programme noch intelligenter und effizienter machen. Was bedeutet das genau?

Ein vielversprechender Bereich ist die automatisierte Inhaltserstellung. Die KI könnte zum Beispiel in der Lage sein, vollständige Präsentationen oder Dokumente basierend auf Stichwörtern oder kurzen Beschreibungen zu erstellen. Stell dir vor, du gibst nur das Thema ein, und PowerPoint oder Word liefert dir komplett fertige Inhalte.

Auch die Sprachsteuerung könnte ein wichtiger Faktor werden. Statt Texte zu tippen oder Änderungen manuell vorzunehmen, könntest du künftig deine Dokumente und Präsentationen einfach per Sprachbefehl steuern. Die KI wird lernen, deinen persönlichen Stil noch besser zu verstehen und dir Vorschläge zu machen, die genau zu deinen Anforderungen passen.

Fazit

Seien wir mal ehrlich: Wer von uns hat nicht schon Stunden damit verbracht, in PowerPoint verzweifelt ein Bild hin und her zu schieben, bis es endlich symmetrisch aussah? Oder stur in Word nach Synonymen für „wichtig“ gesucht, weil der Text plötzlich klang wie eine Politikerrede? Ja, diese Zeiten sind jetzt vorbei – dank KI! Microsoft Copilot übernimmt das. Schnell ein paar Folien entwerfen? Check. Fehlerfreie, klare Texte? Check. Zeit, um endlich das Mittagessen nicht am Schreibtisch zu inhalieren? Double-Check.

Aber halt, bevor wir die Sektkorken knallen lassen: Copilot ist nicht ganz so makellos, wie es auf den ersten Blick scheint. Das Internet ist voll mit Geschichten von genervten Nutzern, die von den „genialen“ Vorschlägen der KI genauso begeistert sind wie von einem plötzlichen Regenguss an einem Strandtag. Vielleicht ist der Copilot den Beta-Kinderschuhen noch nicht ganz entwachsen, aber es ist ein Anfang. Und mir hilft Copilot heute schon bei kleinen, alltäglichen Dingen im Arbeitsalltag.

Quellen

Microsoft Copilot in Office

Forbes: How AI Is Revolutionizing Office Productivity

TechCrunch: Microsoft Office's AI Innovations