Sieben PowerPoint Fails

Seit über zehn Jahren gestalte ich bereits PowerPoint Präsentationen und bin immer wieder den gleichen gestalterischen Abgründen begegnet. Eine besonders widerspenstige Präsentation wurde in diesem Zuge die Präsentation des Schreckens getauft. Denn trotz wiederholten Hinweisen auf ein notwendiges Re-Design blieb die Anordnung und Gestaltung der Inhalte gleich. Resultat war ein Runnnig Gag ohne Aussicht auf Verbesserung. Regelmäßig wurde mein gestalterisches Herz zerrissen, lag doch der Zusammenhang zwischen ausbleibender Akquise und mangelhafter Produkt- und Dienstleistungspräsentation vermeintlich auf der Hand. Und auch wenn meiner Beratung in diesem Zusammenhang keine Beachtung geschenkt wurde, so möchte ich Ihnen die Möglichkeit geben, mit dieser Checkliste Ihr eigenes Präsentationswerk zu reflektieren. Doch bevor es an die Inhalte geht, folgen ein paar organisatorische Hinweise.

Projektmanagement für Ihre Präsentation

Die Erstellung einer Präsentation unterliegt, wie auch bei anderen Projekten, einer Zeit- und Ressourcenplanung. Wenn Sie sich dessen bewusst sind, dann haben Sie bereits den ersten Schritt in eine Zukunft mit besseren Präsentationen gemacht.

Nr. 1 Knappe zeitliche Ressource

Der erste Fail ist eindeutig die Erstellung der Präsentation am Abend vor dem Termin. Wie bei jedem anderen Projekt, muss auch für die Gestaltung einer PowerPoint Präsentation die notwendige Zeit eingeplant werden. Aus Erfahrung würde ich behaupten, dass in den meisten Fällen eine Präsentation erst kurz vor dem eigentlichen Termin erstellt wird. Sind zu diesem Zeitpunkt keine Gestaltungsrichtlinien vorhanden, so kann es visuell schon mal sehr wild werden. Nutzen Sie daher in einer ruhigen Phase die Zeit, um mögliche Anpassungen Ihres PowerPoint Masters an das Corporate Design zu planen. Dann sind Sie für die nächsten Termine gewappnet und haben einen Stress-Faktor weniger.

Nr. 2 Sie wähnen sich als Design-Gott

Sie vermuten eine ferne Verwandtschaft mit Caspar David Friedrich oder Jonathan Ive und bereiten die Inhalte der Präsentation mit einem gestalterischen Grundverständnis auf? Wunderbar. Aber denken nur Sie das, oder wurde Ihnen das von einer externen Person bestätigt? Seien Sie mutig und springen Sie über Ihren Schatten. Kein Talent für Layout oder Grafikdesign zu besitzen, ist keine Schande, sondern eine ehrliche Selbstreflektion. Fragen Sie einen Kollegen und bitten um eine offene und ehrliche Meinung.  Sicherlich sind Sie ein Spezialist, wenn es um die textlichen Inhalte der Präsentation geht. Aus diesem Grund sind Sie höchstwahrscheinlich in der Verantwortung für die Erstellung dieser Präsentation. In Ihrer Zuständigkeit liegt allerdings nicht das Design. Lösen Sie sich davon und überlassen die Gestaltung den Profis. Eine durchschnittliche so-lá-lá-Präsentation kann in Zusammenarbeit mit einem Gestaltungstalent ganz neue Sphären erreichen. Deswegen beachten Sie, dass in den meisten Fällen für das beste Ergebnis, Verfasser und Gestalter einer Präsentation mindestens ein Team aus zwei Personen sind, wenn Sie über keinen Gestaltungs-Hintergrund verfügen.

Inhalte konzipieren und produzieren

Angefangen mit dem Projektmanagement einer Präsentation geht es im nächsten Schritt an die Konzipierung und Produktion der Inhalte. Sehr gute Präsentationen überzeugen mit einer fesselnden Vortrags-Dramaturgie, die mit Hilfe von Text, Bildern und Videos unterstützt wird.

Nr. 3 Textwüsten und niemals aufhörende Aufzählungen

Ein absoluter Fail ist die Nutzung von zu viel Text auf einer Folie. Beim ersten Aufrufen einer mit Text überladenen Folie erschlagen Sie Ihre Zuhörer visuell. Wie bei einem heißen Wüstenwind mit 50 Grad im Schatten denken Ihre Zuhörer nur eins: „Ich will hier weg!“ Niemand wird Ihnen uneingeschränkt Aufmerksamkeit schenken, weil nebenbei die viel zu langen Absätze oder unendlichen Aufzählungen durchgelesen werden.

Das ist doch schade, da Ihr Ziel eigentlich sein sollte, Ihr Gegenüber mit Ihren Worten und Inhalten in den Bann zu ziehen. Fokussieren Sie sich deshalb auf die wirklich wichtigen Formulierungen und Aussagen. So können Sie ausschweifende Textpassagen und nie endende Aufzählungen vermeiden, denn der große Vorteil sind Sie selbst. Sie selbst denken Sie sich jetzt? Ja, ganz genau. Denn sollte der abgebildete Text nicht selbsterklärend sein, dann können Sie die Inhalte auf der Folie mit Ihrer Stimme und Worten erklären. Somit erschaffen Sie die perfekte Kombination zwischen sich, einer sprechenden Person, die auditiv wahrgenommen werden kann, und der projizierten Präsentation, die zusätzlich visuelle Ergänzungen darstellen kann.

Nr. 4 Bunt ist meine Lieblingsfarbe

Praktischer Weise kommen klassische Präsentationstools mit einer Reihe an vorgefertigten Gestaltungsmöglichkeiten. Regenbogenüberschrift mit Schatten und auf jeder Folie eine neue Farbgebung, das durften Sie bei Ihrem ersten Referat in der Grundschule machen. Bei professionellen Präsentationen sollten Sie sich an die Farbgebung Ihres Unternehmens halten.

Unternehmen investieren sehr viel Zeit und Geld in die Festlegung von Farben mit konkreten Farbwerten, bitte respektieren Sie diese Entscheidung. Falls Ihnen dieser Farbton nicht zusagt, dann hätten Sie sich einen anderen Arbeitgeber aussuchen müssen. Nutzen Sie Ihre private Lieblingsfarbe gerne für die Gestaltung des nächsten Urlaubsfotoalbums.

Nr. 5 Unlesbare Handschrift

Kennen Sie diesen Moment, wenn Sie auf Ihre Notizen schauen und die eigenen Worte auf Grund Ihrer Sauklaue nicht lesen können? Genauso geht es Personen, wenn Sie sich in Ihrer Präsentation mit den unterschiedlichsten Schriften austoben. Besonders schnörkelige Schriftarten oder eine Mischung aus nicht abgestimmten Fonts macht Ihre Präsentationsfolie nicht nur schwer lesbar, sondern lässt sie auch unseriös erscheinen. Wie bei den Farben, gibt es im Rahmen des Corporate Designs auch festgelegte Schriftarten.

Es ist grundsätzlich so, dass eine serifenlose Schrift auf Bildschirmen und mobilen Endgeräten im Fließtext besser zu lesen ist. Bei kurzen Überschriften kann auch eine ausgefallene Schrift genutzt werden. Jedoch gilt hier, dass sich wie bei den Farben, auch bei der Schrift an die festgelegte Typographie des Corporate Design Manuals gehalten werden sollte.

Nr. 6 Sie nutzen mehr als eine Formatierung für Überschriften

Zum Highlighten von Überschriften oder Satzteilen gibt es eine Menge Möglichkeiten. Neben den klassischen Formatierungen fett, kursiv oder unterstrichen, bieten die meisten Schriftarten bereits einen eigenen Schriftschnitt für die Schriftstärke, die Schriftbreite oder auch die Schriftlage.

Der Schriftschnitt Arial Black ist anders gestaltet als der Standardschriftschnitt Arial in fett-Formatierung. Typografen haben Ihnen bereits im Vorwege jegliche Arbeit genommen, denn Sie müssen nur noch den passenden Schnitt der Schrift auswählen. Aus diesem Grund ist die Formatierung von Schrift in den meisten Fällen hinfällig, da Sie sich unbeschwert an den bereits bestehenden Schriftschnitten bedienen können.

Nr. 7 Alles bewegt sich

Sie haben alle Folien mit Text, Bild oder Video gefüllt und betrachten nun die vollständige Präsentation, da fallen Ihnen die Animationsmöglichkeiten ein. Ungeahnte Möglichkeiten! An dieser Stelle sei Ihnen gesagt, dass Sie kurz davor sind eine gute Präsentation ins Lächerliche zu ziehen. Falls das nicht Ihr Ziel sein sollte, so halten Sie sich mit den Animationseffekten zurück.

Der Wechsel von einer auf die nächste Folie kann mit einer einfachen Überblendung eingestellt werden. Auch die verschiedenen Inhalte müssen sich nicht drehen oder hüpfend ihren finalen Platz auf der Folie finden. Hier reicht ebenfalls ein einfaches Einblenden. Weniger ist in diesem Fall ganz klassisch mehr.

Zusammenfassung

Falls Sie es bis zu diesem Abschnitt geschafft haben, dann möchte ich Sie mit einer kleinen Checkliste belohnen. Nachfolgend finden Sie zusammengefasst die sieben Punkte für eine bessere Planung und Umsetzung für die Gestaltung Ihrer Präsentation. Sollte Ihnen diese Liste in ein paar Wochen oder Monaten nicht mehr auf die Sprünge helfen, dann finden Sie in diesem Artikel die einzelnen Punkte ausführlich dargestellt.

1. Nehmen Sie sich genug Zeit.
2. Verfasser und Gestalter sind zwei Personen.
3. Fassen Sie die Textinhalte kurz.
4. Setzen Sie nur zuvor definierte Farben ein.
5. Verwenden Sie die Unternehmensschrift.
6. Fett, kursiv oder unterstrichen – entscheiden Sie sich.
7. Setzen Sie Effekte und Animationen nur sparsam ein.