Denken, Methoden, Tools

Was unterscheidet analoge von remote Sessions? Müssen wir uns komplett umorientieren? Funktionieren Kreativ-Workshops überhaupt, wenn die Teilnehmenden an verschiedenen Orten sitzen und ihre Köpfe nicht zusammenstecken können? Wir haben es ausprobiert. Die erleichternde Antwort: Das kreative Denken und die Methoden sind die gleichen. Nur die Mittel und die Tools sind digital.

Die Basis jeder Ideation ist das individuelle kreative Denken – und das bleibt auch in remote Sessions so. Kombinieren und verbinden, eliminieren, substituieren, provozieren, modifizieren, ohne Worte auskommen ... für das alles benötigt man nur den eigenen Kopf. Und der hat in der ungestörten Atmosphäre eines Homeoffice oft noch mehr Ruhe als im Büro.

Die nächste Stufe umfasst Methoden: Brainstorming, Brainwriting, Synektik, Mindmapping, morphologische Matrix ... Diese sind näher betrachtet lediglich Ausarbeitungs-Formen und Organisations-Hilfen der eigenen Gedanken. Oder Regeln der Kollaboration mit anderen. Dafür kann man Papier und Bleistift, farbige Klebezettel oder eine Metaplanwand nutzen – oder eben deren digitales Abbild. In einigen digitalen Tools sind die Abläufe und Regeln bestimmter Methoden fest implementiert. Andere lassen sich sehr frei und sogar kreativ nutzen.

Neue Spielregeln?

Die Rahmen-Bedingungen und Regeln für eine effiziente kreative Zusammenarbeit gelten im analogen und digitalen Raum gleichermaßen:

  • Kleine Gruppen
  • Ungestörte Atmosphäre
  • Fester Zeitrahmen
  • Jede Idee zählt
  • Alles ist erlaubt
  • Raus aus der Komfortzone
  • Keine Kritik während der Ideen-Generierung
  • Absolut keine Killerphrasen

Daneben erfordern remote Workshops ein paar zusätzliche formalere Regeln, zum Beispiel hinsichtlich individueller Wortbeiträge. Denn häufig ist die Tonqualität durchwachsen und bei gleichzeitigen Redebeiträgen kann man sich – anders als in analogen Meetings – nicht auf eine Tonquelle konzentrieren. Dann versteht man weder den einen noch den anderen Redenden. Einigen Sie sich daher auf virtuelles Handheben bei Meetings mit mehr als 3 Personen. Übrigens, nicht nur in der Ideation gehört zur Etikette: Teilnehmende melden sich mit ihrem richtigen Namen an.

Tools

In den verschiedenen Phasen der Ideation und für bestimmte Methoden nutzen wir unterschiedliche Tools.

Logos von Bluejeans, Teams, Zoom, Whereby, Mattermost, Slack, Mural und Hoylu

Live-Kommunikation und Dialog

Als Kommunikations-Zentrale und damit als für Forum, für Begrüßung, Briefing und Brainstormings, also für alle dialogähnlichen und Live-Situationen, eignen sich Video-Konferenz-Tools. Zum Beispiel BlueJeans oder Teams, aber auch Zoom, Whereby oder Jitsi. Als nützlich hat sich erwiesen, wenn nicht nur die moderierende Person ihren Bildschirm mit den übrigen Teilnehmern teilen kann. Für Brainstormings mit Gruppen über 5 Personen empfehlen wir Tools, die sogenannte Breakout-Gruppen zulassen. Damit ist eine Aufteilung in kleinere Gruppen möglich, die ungestört untereinander kommunizieren können.

Asynchrone Kommunikation

Die ergänzende Chat-Funktion in den Video-Konferenz-Tools lässt sich oft nicht protokollieren oder dokumentieren. Daher hat sich eine parallel laufende, asynchrone Kommunikation über Mattermost, Slack oder Teams etabliert. Auch dort können kleinere Gruppen, Funktions- und Organisations-Einheiten gebildet werden, die autark, aber auch moderiert arbeiten können. Vorteil: Dieser Austausch besteht auch über eine Session hinaus.

Kollaboration und Dokumentation

Methoden wie Mindmapping, Brainwriting oder morphologische Matrix benötigen mehr als nur den verbalen Austausch der Teilnehmenden. Viele Video-Konferenz-Apps beinhalten zwar auch Whiteboards. Diese sind jedoch nur einfache Zeichenflächen, die keine weiterführenden Funktionalitäten bieten. Auf diesem Gebiet spielen visuelle und kollaborative Tools wie Mural und Miro ihre Stärken voll aus. Auf nahezu unbegrenzt großen Whiteboards lassen sich Ideen auf beliebig viele virtuelle Haftnotizen kleben, kommentieren und sofort in Bewertungs-Runden evaluieren. Fotos und Zeichnungen können angepinnt oder direkt gescribbelt werden. Für eine Vielzahl von Methoden stehen außerdem Templates zur Verfügung.

Zahlreiche Exportformate (PDF, XML, Word) und Schnittstellen (Slack, Jira, Teams, Github, Dropbox, OneDrive, Trello u. v. a. m.) erleichtern zudem die Weiterarbeit mit den Workshop-Ergebnissen. Sie sind daher auch ideale Werkzeuge für klassische Präsenz-Workshops. Neben Mural und Miro haben sich Hoylu und die kostenlosen Apps awwapp und witeboard etabliert. Ein Spezialist für Mindmaps ist das Tool Mindmeister.

Screenshot von Mural
Ausschnitt aus einem Whiteboard in Mural: virtuelles sammeln, kommentieren, strukturieren und bewerten von Ideen.

Datenaustausch

Für den anschließenden Austausch der Ergebnisse bietet sich nahezu jede Art von Cloud-Lösung ihres Vertrauens an. Microsoft-Office-365-Dokumente können Sie ohnehin mit allen Team-Mitgliedern teilen.

Pro und Contra

In punkto Gruppendynamik hinken virtuelle Sessions analogen hinterher. Ursache mag die fehlende sinnlich-haptische und unmittelbare Qualität eines Treffens „in real life“ (IRL) sein. Dort fließen immerhin auch nonverbale Elemente wie Sinneseindrücke und Mimik, Gestik und Körperhaltung der Teilnehmenden in die Kommunikation ein. Auch die leider noch zu oft hakende Audio- und Video-Qualität wirkt sich in virtuellen Sessions negativ auf die Entstehung eines kreativen Flows aus.

Andererseits erfordern remote Ideations einen deutlich geringeren Mobilitäts- und Zeitaufwand als IRL-Sessions – mit entsprechend verringertem Koordinations-Vorlauf. Umfangreichere Vorhaben sollten in kleinere Teilsessions gesplittet werden. Das täte analogen Mammut-Workshops allerdings auch gut.

Digitale Ideation-Tools sind optimale Weiterentwicklungen in der Ideation und im Innovations-Management, vor allem hinsichtlich integrierter und effizienter Workflows.

Tipps

So wie Sie im Analogen Ihre Technik, die nötige Ausstattung eines Raumes und die Information und Anreise der Teilnehmenden sicherstellen, so bereiten Sie auch Sessions im digitalen Raum vor.

  • Checken Sie die Technik gründlich.
  • Laden Sie die Teilnehmer vorab zu einem Log-in-, Software- und Bandbreiten-Test ein.
  • Planen Sie Zeit für die Installation ein: Nicht alle Teilnehmenden dürfen einen Viewer installieren. Sie müssen ggf. erst einen Administrator damit beauftragen.
  • Sie moderieren eine Session? Nutzen Sie für jede Teilaufgabe möglichst einen eigenen Bildschirm, um alles im Blick zu haben.
  • Niederschwellig: Nutzen Sie möglichst wenige einfache Tools, mit denen die Teilnehmenden leicht zurechtkommen.
  • Veranstalten Sie keine Workshop-Marathons: Machen Sie nach spätestens 90 Minuten eine Pause. Es ist überaus anstrengend, komprimierte und zeitweilig abgehackte Audio-Fragmente im Hirn zu menschlicher Sprache zusammenzusetzen. Muten Sie sich und den Teilnehmenden dieses maximal einen halben Tag zu.

Lutz ist Creative Director und Innovationsmanager bei New Communication. Seit Agentur-Gründung sorgt er für öffentliches Aufsehen mit wegweisenden Designs und Interfaces. Nebenbei lebt er seine Typographie-Leidenschaft aus. Definiert Corporate Designs. Leitet Kreativ-und Innovationsworkshops. Ist mehrfacher Fachbuch-Autor. Und generiert systematisch Ideen im Sekundentakt. Während Sie diesen Text lesen, waren es übrigens 15 neue.

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