Bring back Feedback: Wie Unternehmen von guter Feedbackkultur profitieren können

Kein Fortschritt ohne Feedback

Selbstbewusste Mitarbeiter*innen kennen ihren Wert, haben Wünsche und möchten das Unternehmen bereichern. Darin liegt großes Potenzial für Arbeitgeber. Ein Unternehmen, das Agilität zulässt, das also zeigt, wie flexibel es ist und seine Mitarbeiter*innen in die Gestaltung von Prozessen und Strukturen mit einbezieht, steigert nicht nur die Zufriedenheit seiner Mitarbeiter*innen. Auch die Performance und damit den Output des Unternehmens verändern sich positiv.

Viele Unternehmen haben definierte Markenwerte, eine Positionierung und eine Agenda für die kommenden Jahre. Aber tragen die Mitarbeiter*innen diese theoretisch definierten Bereiche auch mit? Sind sie nicht Teil des Entwicklungsprozesses und fühlen sich außen vorgelassen, sinkt die Attraktivität als Arbeitgeber. Schon 2022 legten Studien nahe, dass sich konsequenzloses Feedback nachteilig auf die Unternehmenskultur auswirke. 41 % der Mitarbeiter*innen gaben sogar an, sich nicht wertgeschätzt zu fühlen und sich auf die Such nach einem neuen Arbeitgeber machen zu wollen. Die Zeiten von Diktaturen, autoritärer Erziehung, Top-Down-Hierarchien und Push-Mentalität sind over, baby!

It's time to pull

Empowerment, Agilität und Partizipation führen im besten Fall dazu, dass alle Teammitglieder Verantwortung übernehmen und die gleichen Ziele haben. Je anpassungsfähiger sich das Unternehmen ist, desto mehr kann auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen eingegangen werden. Und seien wir mal ehrlich: Möchten wir uns nicht alle verstanden und wertgeschätzt fühlen? Fühlen wir uns nicht am wohlsten in einer gleichberechtigten Partnerschaft, die auf Verständnis, Respekt und Wertschätzung basiert? Nur so können wir unsere Stärken ausbauen und daran wachsen.

Elf Faktoren für wirksames Feedback

Eine gelebte Feedback-Kultur macht all dies möglich - wenn Feedback zu Veränderung führt. Aber ein Schritt nach dem anderen. Ausschlaggebend für die positive Wirkung von Feedback und somit wirksames Feedback sind unter anderem folgende Faktoren:

1. Die Konsistenz der Ergebnisse
   Ist das Feedback kritischer Natur, sollte von mehreren Personen Feedback zu dem entsprechenden Thema eingefordert werden. Das hilft dabei, das Feedback zu verstehen und anzunehmen.
2. Die Glaubwürdigkeit der Feedback-Geber*innen
   Feedback von Kolleg*innen wird häufig als glaubwürdiger empfunden als Feedback von Vorgesetzten. Das sollte bei der Auswahl der Feedback-Instrumente berücksichtigt werden. (Hier bietet sich z. B. eine Befragung des Teams im Vorfeld zu Personalgesprächen an.)
3. Merkmale der Feedback-Empfänger*innen
   Eine empathische Einschätzung der Feedback-Geber*innen hilft bei der Bewertung des Feedbacks enorm. Hier spielen zum Beispiel Alter, (Berufs-)Erfahrung, soziales Standing und die Position im Unternehmen eine Rolle.
4. Die Präzision des Feedbacks
   Je genauer auf den Punkt gebracht und mit einem Beispiel belegt, desto stärker ist das Feedback.
5. Aspekte der Fairness
   Auch beim Feedback geben gilt: Bestimmt in der Sache, freundlich im Ton. Respekt und Wertschätzung im Umgang miteinander gehören sich einfach.
6. Fokus des Feedbacks
   Gerade bei projektbezogenem Feedback sollte das Team darauf achten, dass zwischen Feedback hinsichtlich des Produkts und Feedback bezogen auf den Prozessen. Beides ist wichtig für die agile Arbeitsweise, sollte aber nicht vermischt werden.
7. Die Kombination von positivem und konstruktivem Feedback
   Wertvoll ist Feedback dann, wenn es konstruktiv ist. Wertschätzendes Loben und konkrete Verbesserungsvorschläge und das Aufzeigen von Entwicklungsfeldern sind hier essenziell.
8. Die direkte Übermittlung des Feedbacks
   Die Glaubwürdigkeit und Akzeptanz von Feedback ist am größten, wenn es direkt gegeben wird und nicht über dritte an die Empfänger*innen gelangt.
9. Die aktive Partizipation der Beteiligten
   Das Partizipationsmoment für die Mitarbeiter*innen hinsichtlich der Feedback-Kultur ist dann am höchsten, wenn die Feedback-Landschaft im Unternehmen aktiv mitgestaltet werden kann.
10. Regelmäßige Feedback-Zyklen
    Die Schnittmenge der Bedürfnisse aller Beteiligten definiert die Frequenz für die verschiedenen Feedback-Instrumente. Unterschieden werden sollte hier allerdings zwischen der individuellen, der organisationsweiten und der projektbezogenen Ebene.
11. Aktualität des Feedbacks
    Bei aller Wichtigkeit von Feedback-Strukturen und -Rhythmen muss Flexibilität immer auch aktuelles Feedback ermöglichen. Die Zeit zwischen Situation und Feedback sollte daher generell kurz gehalten werden.

How to feedback

Homeoffice, Workation, Remote Work und Projekt-Teams haben die Digitalisierung der Feedback-Instrumente stark vorangetrieben. Aber auch die klassischen Tools haben sich über die letzten Jahre weiterentwickelt und bieten für verschiedene Bedürfnisse, Unternehmensgrößen und Arbeitsweisen genügend Möglichkeiten.

Generell unterschieden wir zwischen individuellem, zwischenmenschlichem, projektbezogenem und organisationalem Feedback, sowie Workshops und Trainings.

1. Feedback auf individueller, zwischenmenschlicher Ebene

Regelmäßige Personalgespräche geben Teammitgliedern die Möglichkeit, persönlichen Ziele definieren, Weiterentwicklungswünsche zu äußern und auch den Arbeitgeber zu bewerten. Sie sollten dabei stets klar definierten Paramenten folgen, um Vergleichbarkeit zu gewährleisten und regelmäßige Kontrolle und Anpassung zu ermöglichen. Hier bieten sich die im 360°-Feedback, Führungskräfte-Feedback oder Peer-Feedback üblichen, standardisierten Fragebögen an.

Das 1:1 Gespräch ist sowohl digital wie auch analog möglich. Am besten terminiert und mit vorab definierten Bereichen. Bietet es sich an, kann das Gespräch auch als Feedback-Walk umgesetzt werden, bei dem die Gesprächspartner symbolisch in die gleiche Richtung gehen und blicken.

2. Feedback auf projektbezogener Ebene

Für agil arbeitende Teams gibt es diverse Frameworks und Tools wie Scrum, Design Thinking oder Kanban. Diese Arbeitsmethoden leben von Feedback und haben meist schon festgelegte Feedback-Instrumente integriert. Ein Beispiel wäre die Retrospektive am Ende eines Sprints bei Scrum, bei der das Team mit den Fragen „Was lief gut?“, „Was lief schlecht?“ und „Was können wir besser machen?“ seine Arbeit überprüft, bewertet und lösungsorientiert optimiert. Zu diesem Instrument kann man durch die Feedback-Timeline noch eine emotionale Komponente mit hinzunehmen, indem die Teilnehmer ihre Stimmungskurve über den Verlauf des letzten Sprints aufzeichnen und die Hochs und Tiefs gemeinsam näher erläutern.

3. Feedback auf organisationaler Ebene

Anerkennung, Wertschätzung und positives Feedback zur Teamentwicklung oder Stärkung der Organisation kann wunderbar durch Kudo Cards/Lobkarten gegeben werden. Denn auch kritisches Feedback wird zukünftig besser aufgenommen, wenn es sich mit positivem Feedback die Waage hält. Um Meinungen, Bedürfnisse und Einstellungen von Mitarbeiter*innen so systematisch wie möglich zu erheben, bietet sich die Mitarbeiter*innen-Befragung in Form eines Fragebogens an. Die abgespeckte Variante davon, wenn z. B. nur ein Zufriedenheits- oder Stimmungsbild eingeholt werden soll, ist die Pulsbefragung. Wobei hier auch ein Instant-Feedback nützlich sein kann.

4. Workshops und Trainings

Wichtig für die Auswahl der Feedback-Tools in Workshop und Trainings sind die inhaltliche Ausrichtung und die Teilnehmer*innen. Hier bieten sich digitale Tools, wie eine Befragung und Bewertung des Workshops durch Live-Umfragen, aber auch spielerische Methoden wie das Hashtag-Feedback, an. Bei letzterem vergeben die Teilnehmer*innen zum Abschluss Hashtag, das ihre individuelle Wahrnehmung ausdrückt. Tiefer gehen können Workshop-Teilnehmer*innen mit der 4-Felder-Tafel, bei der durch vertrauensvollen und wertschätzenden Austausch eine besondere Begegnung zwischen den Teilnehmer*innen ermöglicht wird.

Wer nicht fragt, bleibt dumm.

Was brauchst du, um beruflich erfolgreich zu sein? Wie müssen wir unser Unternehmen – deiner Meinung nach – umstrukturieren, um besser zu werden? Was fehlt in deiner Abteilung, um die anstehenden Aufgaben bestmöglich bearbeiten zu können?

Solche und ähnliche Fragen kommen im beruflichen Umfeld häufiger vor. Natürlich können diese Fragen eingegrenzt werden und auch lauten: Brauchst du X oder Y, um beruflich erfolgreich zu sein? Müssen wir uns – deiner Meinung nach – nach so oder so umstrukturieren, um besser zu werden? Würde eine weitere halbe Stelle in deiner Abteilung helfen, um die anstehenden Aufgaben besser auffangen zu können? Ohne das Fragenstellen, das Einholen von Feedback, die Selbstverständlichkeit von Austausch ist ein Unternehmen heutzutage nicht mehr zukunftsfähig.

So fangen wir das Kennenlernen unserer Kund*innen und ihrer Projekte mit einem Fragebogen an: Was sind die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken der Marke? Was ist die kommunikative Botschaft? Was sind die Vorteile, die die potenziellen Käufer*innen durch den Kauf bekommt? Wir erhalten Antworten in Form eines Briefings und stellen im Rebriefing erneut Fragen. In der Konzeptionsphase, in der wir uns mit der Ideenentwicklung beschäftigen, stellen wir uns selbst Fragen wie „ist das on brief?“ oder „ist das zielgruppenrelevant?“, nutzen Feedback-Supermarket und andere Techniken, um die Spreu vom Weizen zu trennen und testen Ideen, indem wir Fokusgruppen befragen.

Unsere Arbeitswelt kommt ohne Fragen nicht aus. Das Hinterfragen hilft uns, flexibel zu sein und uns stetig, den sich verändernden Bedingungen anzupassen. Nur so verbessern wir uns und bleiben relevant. Das gilt im Großen, wie bei der Bildung einer Marke, der Ausrichtung eines Unternehmens oder der Entwicklung eines neuen Produktes, aber auch im Kleinen, wie dem zwischenmenschlichen Feedback innerhalb eines Teams, innerhalb eines Prozesses oder bei der persönlichen Entwicklung von Mitarbeiter*innen.

Hier die richtigen Fragen zu stellen, um nicht nur dem definierten Prozess zu folgen, sondern auch Probleme zu lösen, funktioniert ganz wunderbar mit systemischen Fragetechniken. Hierbei wird primär zwischen offenen und geschlossenen Fragen unterschieden.

Die offenen Fragen beginnen mit einem W (Wer, Wie, Was, Wieso, Weshalb, Warum) und helfen dabei, alle Teilnehmer*innen auf den gleichen Wissensstand zu bringen. Sie dienen vorrangig dem Informationsgewinn und sollten gestellt werden, wenn sich die Antwort nicht in ein vorgefertigtes Schema pressen lässt. Die geschlossenen Fragen bieten sich an, wenn das Thema allen Teilnehmer*innen präsent ist.

Offene Frage: Was wollen wir heute Abend essen?
Geschlossene Frage: Wollen wir heute Abend Pasta oder Brot essen?

Ich bin keine Unternehmensberaterin oder Coach, und erst recht keine Expertin in systemischen Fragetechniken, deshalb werde ich hier nicht weiter in die Tiefe gehen. Außer, dass sich die Einsatzgebiete solcher Techniken nicht nur auf das berufliche Umfeld beschränken, sondern durchaus auch in Familien, Freundeskreisen, Trainings oder dem Lehr-/Lernumfeld zur Lösungsfindung eignen.

Reden ist Silber, Zuhören ist Gold

Zuhören ist einer der wichtigsten Softskills für Unternehmen – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels. Empathie, also die Fähigkeit, sich in die Gedanken- und Gefühlswelt des Gegenübers hineinzuversetzen, Mimik, Gestik und Worte zu verstehen und richtig einzuordnen, ist ungemein wichtig und hilft, um aus dem Gehörten/Gesehenen Ziele zu entwickeln.

Denn nicht jede Botschaft vom Sender wird vom Empfänger verstanden. Kommunikation und auch Feedback ist ein wechselseitiger Prozess, bei dem Feedback-Geber*innen darauf angewiesen sind, dass die Feedback-Empfänger*innen die Botschaft verstehen. Ob dies der Fall ist, lässt sich relativ einfach überprüfen, indem die Empfänger*innen die Botschaft noch einmal spiegeln. Wenn alle das gleiche Verständnis der Botschaft haben, dann sollte es an das Erarbeiten eines Zieles gehen. Je messbarer und konkreter, je simpler in der Formulierung und eindeutiger, desto besser. Die SMART-Regeln, bei der die Ziele nach den Parametern Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert geordnet werden, bieten sich auch hier für die verschiedensten Situationen an.

Eine gesunde Feedback-Kultur geht Hand in Hand mit einer offenen Fehlerkultur. Denn irren ist bekanntlich menschlich. Und die meisten Fehler machen uns besser, wenn wir dann aus ihnen lernen.

Ich bedanke mich bei allen Leser*innen dieses Artikels. Ich bin gespannt auf eure Meinung! Gebt mir gerne Feedback an foeh(at)new-communication.de

Quellen:

perwiss.de
ardalpha.de
stepstone.de
personalwissen.de
monster.de
- Simon Werther: Feedback in Zeiten der Agilität, Freiburg 2020
- Heinrich Weidinger: Systemische Fragetechniken, Leipzig 2022